Chamada perdida em obra
Está debaixo de um lava-loiça ou em cima de um andaime e o telemóvel toca. Quando pega nele, o cliente já ligou a outro.
Guia para quem não dá conta
Tem pedidos a mais e tempo a menos: como responder a tempo
Em obra, a chamada que não atende costuma ir parar ao próximo profissional da lista.
O guia vem da Clivo, agência portuguesa que faz sites e Google Ads para profissionais de ofício. Mostra como ter o pedido completo no WhatsApp e responder em duas linhas.
O essencial em quatro pontos
Quatro hábitos que poupam clientes.
- O pedido já completo Um formulário que pergunta serviço, zona e urgência poupa as primeiras perguntas.
- O aviso em segundos O pedido chega ao WhatsApp assim que o cliente o envia, e também por email.
- A resposta de duas linhas Uma mensagem curta a dizer que viu o pedido e quando liga segura o cliente.
- Horas de resposta Duas ou três pausas por dia para responder em bloco, sem largar a obra.
Onde se perdem os pedidos
Quatro situações que se repetem em qualquer ofício.
Mensagem lida e esquecida
Lê-se com as mãos sujas, promete-se responder mais tarde e a hora passa.
Pedido sem pormenores
Chega só um preciso de um canalizador, e perde-se meia hora a perguntar onde, o quê e para quando.
Vários orçamentos em paralelo
Quem pede valores a quatro profissionais costuma ficar com o primeiro que responde.
Como saber se está a perder pedidos
Quatro sinais que se veem no próprio telemóvel.
- Chamadas perdidas por ver O registo do telemóvel enche-se de números a que nunca ligou de volta.
- Mensagens sem resposta O WhatsApp tem conversas abertas há dias, de pessoas que perguntaram por um valor.
- Clientes que desaparecem Pede-se um orçamento, responde-se tarde e o cliente já não atende.
- Pedidos que se repetem A mesma pessoa pergunta duas vezes porque a primeira ficou sem resposta.
Cinco passos para responder a tempo
Por ordem, do que poupa mais tempo ao que poupa menos.
- Peça os dados logo Um formulário que pergunta serviço, zona e urgência, e aceita fotografias, poupa as primeiras perguntas.
- Receba no WhatsApp O pedido completo aparece em segundos no grupo de WhatsApp e também chega por email. Toca no número e liga.
- Responda em duas linhas Diga que viu o pedido e quando liga. Uma resposta curta e depressa vale mais do que uma perfeita e tarde.
- Marque horas de resposta Escolha duas ou três pausas por dia para responder em bloco. Diga-as no site e no perfil.
- Diga que não, sem demora Se o pedido é fora da zona ou do que faz, diga-o logo. Poupa tempo aos dois.
Como é um pedido que chega ao WhatsApp
Pedido de exemplo, com dados inventados, no formato dos avisos reais.
| O que vem no aviso | Pedido de exemplo |
|---|---|
| Serviço | Desentupimento de esgoto |
| Zona | Barreiro |
| Quando | Hoje |
| Fotografias | 2, enviadas pelo cliente |
| Mensagem | O esgoto da casa de banho está entupido e a água não escoa. |
| Contacto | Nome e telefone, para ligar com um toque |
Um dia de obra, com e sem aviso
Exemplo de um dia, em quatro momentos.
| Momento | Sem aviso | Com o pedido no WhatsApp |
|---|---|---|
| De manhã, em obra | A chamada fica sem resposta e ninguém deixa recado. | O pedido completo espera no grupo, com o serviço e a zona. |
| À hora de almoço | Ouve as chamadas perdidas e liga a quem lhe lembra. | Lê os pedidos por ordem e responde em duas linhas. |
| A meio da tarde | O cliente já fechou com outro. | Combina visitas pelas fotografias que o cliente enviou. |
| Ao fim do dia | Tenta perceber quem ligou e para quê. | Vê o que ficou por responder e marca a manhã seguinte. |
Quer o pedido completo no seu WhatsApp?
Nos sites da Clivo, o pedido chega ao WhatsApp com o serviço, a zona e a urgência.
O que o formulário deve perguntar
Poucas perguntas, as que decidem se vai e quando.
- Pedido de canalização Exemplo: o que se passa, em que divisão, se há água a correr e se pode enviar uma fotografia.
- Pedido de eletricidade Exemplo: se falta luz em toda a casa ou numa parte, se o quadro dispara e a morada.
- Obras e remodelações Exemplo: o tipo de obra, a área aproximada, o concelho e fotografias do local.
- Para todos O nome, o telefone e quando precisa. Quantas mais perguntas, menos pedidos acabam de preencher.
Como organizar as horas de resposta
Três momentos por dia chegam à maioria dos ofícios.
Antes de sair
Responda ao que ficou da véspera e confirme as visitas do dia.
À hora de almoço
Leia os pedidos novos e responda com a mensagem curta. Ligue aos urgentes.
Ao fim do dia
Envie os valores que ficaram em aberto e deixe a manhã seguinte marcada.
Depois do primeiro contacto
Responder depressa é só o princípio.
- Valor no mesmo dia Quando a fotografia chega, envie o valor ou um intervalo no mesmo dia, se puder.
- Visita marcada por mensagem Confirme o dia e a hora por escrito. Fica registado para os dois.
- Seguimento sem insistir Se o cliente não responde, escreva uma vez, dias depois, e deixe a porta aberta.
Três mensagens prontas a usar
Exemplos para adaptar, com o seu nome e a sua hora.
Recebi o pedido
«Boa tarde Ana, recebi o seu pedido. Ligo-lhe hoje depois das 14h, pode ser?»
Preciso de fotografias
«Boa tarde Ana, para lhe dar um valor certo, pode enviar duas fotografias da avaria?»
Fora da zona
«Boa tarde Ana, não trabalho nessa zona. Se quiser, indico-lhe um colega de confiança.»
O que nenhuma ferramenta resolve
O aviso traz o pedido. O resto continua a ser consigo.
- Alguém tem de ligar O aviso traz o pedido completo, mas é o profissional que liga, orça e fecha.
- Mais pedidos nem sempre ajudam Se já tem trabalho a mais, o objetivo é filtrar: zona, urgência e tipo de obra.
- Fotografias não são orçamento As fotografias ajudam a decidir se vai e com que material, mas o valor final só se fecha vendo o trabalho.
- Nada de painéis para aprender A Clivo não é um registo de pedidos. O pedido chega ao WhatsApp, onde já anda, e responde com um toque.
Perguntas sobre responder a tempo
Como não perder pedidos quando estou em obra?
Receba o pedido completo no WhatsApp e responda em duas linhas assim que puder. O formulário do site pode perguntar logo o serviço, a zona e a urgência.
Os pedidos chegam também por email?
Sim. Nos sites da Clivo, o pedido aparece em segundos no grupo de WhatsApp do profissional e chega também por email.
O pedido chega ao grupo mesmo à noite?
Sim, o aviso aparece em segundos depois de o cliente enviar o formulário, seja a que hora for. Quem responde, e quando, é o profissional.
Preciso de aprender um programa novo?
Não. A Clivo não é um registo de pedidos: o pedido chega ao WhatsApp e responde com um toque, sem painéis nem agendas.
O que faço aos pedidos que chegam fora de horas?
Responda na primeira pausa do dia seguinte e diga no site e no perfil a que horas atende. O cliente que sabe quando lhe respondem espera com menos pressa.
Posso responder por WhatsApp em vez de ligar?
Pode, e muitas vezes é mais rápido. Uma mensagem curta a marcar a chamada ou a pedir fotografias avança o pedido sem parar a obra.
Quanto tempo tenho para responder a um pedido?
Não há um número certo. Quanto mais depressa responder, mais provável é o cliente ficar consigo, porque costuma pedir orçamento a vários.
Quer o pedido completo no seu WhatsApp?
Nos sites da Clivo, o pedido chega ao WhatsApp com o serviço, a zona e a urgência.
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